הטמעת מערכת erp בארגון. דגשים חשובים ובעיות אפשריות
במהלך השנים האחרונות ניכר הצורך ההולך והגובר במערכת מחשוב אחת גדולה לניהול כל צרכי המחלקות השונות של ארגונים גדולים. צורך זה נובע מחשיבות ההתייעלות, הסדר והחיסכון הרב שתורמות מערכות אלו לארגונים. ככל שהארגון גדול ומסועף יותר, כך גדל הצורך שלו במערכת שכזו. אולם, אחת הבעיות המשמעותיות, אם לא הגדולה מכולן, טמונה בקונפליקט שבין רצון הנהלת הארגון לייעל תהליכים ולשאוף לחיסכון במשאבי החברה, לבין תפיסת עובדי החברה ממהלכים מעין אלו, כאיום על מצבת כוח האדם בארגון, ובתנאי העבודה הנוכחיים, אף עלול על פי תפיסתם להוביל למהלך פיטורין נרחב.
כאשר מוסיפים לכך את השינוי הגורף בשגרת העבודה והנהלים החדשים שאותם נדרשים עובדי הארגון להטמיע ולהתרגל אליהם במהירות, שינוי שטומן בחובו לא פעם תסכול הנובע מהצורך של העובד ללמוד מחדש תוכנות ומערכי עבודה חדשים, ובמקביל להיפרד מהרגלי עבודה ידועים ומוכרים, דבר שמאט באופן טבעי את קצב העבודה, ומעמיק את תחושת התסכול, מתקבלת בסופו של תהליך, רמת מוטיבציה השואפת לאפס מצד העובדים בקליטת המערכת החדשה.
מסקנות
מכאן ניתן ללמוד ולהסיק כי לצד הצורך בהכנסת מערכת מחשוב שכזו לארגון, חובה להיערך היטב למהלך זה, שנתפס במקרים רבים כצעד המשפיע באופן דרמטי על הארגון כולו, ומובן מאליו שהטמעת המערכת החדשה בהצלחה בזמן מינימאלי, תלויה באופן ניכר במידת שיתוף הפעולה מצד עובדי הארגון הרלוונטיים. אם כך – כיצד ניתן לגרום לכך שהעובדים שכאמור אינם מתלהבים בלשון המעטה משינוי זה, יועילו לשתף פעולה ולהמשיך בעבודה השוטפת למרות הקושי הנובע מאותו השינוי?
הניסיון מלמד שבמקרים בהם מסתמן שינוי מהותי בארגון, רמת שיתוף הפעולה מצד עובדי הארגון נמצאת ביחס ישר לרמת השקיפות, הכנות, וההגינות של הנהלת הארגון כלפי העובדים. כך, יש לצפות שהעובדים יעודכנו בזמן אמת בלוחות הזמנים אותם בנתה ההנהלה לצורך קליטת המערכת החדשה, וכן הסברים וסדנאות שיכינו את העובדים הרלוונטיים לקראת שינוי זה. אך שקיפות וכנות בלבד אינם מספיקים. רצוי מאוד לנסות להפיג ככל הניתן את חששם של העובדים מפני המהלך העתידי, לאפשר להם לומר באופן גלוי ובצורה חופשית את אשר על ליבם, וכן לדאוג להדרכה נאותה ותרגול אופן העבודה על המערכת החדשה, בטרם יידרשו להשתמש בה בעבודתם.
מה עוד צריך לקחת בחשבון
מלבד שיתוף פעולה מצד העובדים בארגון, יש לקחת בחשבון שבסמוך לקליטת המערכת החדשה, ייתכן מאוד שתפוקות העבודה ירדו בכל המחלקות בהן בוצע השינוי וזאת בשל הזמן שלוקח להטמיע את הרגלי העבודה החדשים. זוהי כמובן ירידה לצורך עלייה, ועדיין, תקופת ההתאקלמות של המערכת צריכה להילקח בחשבון. כמו כן, יש לצפות לכך שתהליכים מסוימים במערכת החדשה לא הותאמו מראש באופן מושלם לצרכים הספציפיים של הארגון, ולכן עלולות להיווצר תקלות הנובעות מחוסר ההתאמה זה. לכן חשוב מאוד שתקופת ההתאקלמות הראשונה של המערכת תהיה מלווה ע"י מדריכים ומטמיעים שיוכלו לסייע לעובדים בכל בעיה או תקלה שתצוץ. את כל התקלות יש לרכז ולטפל בהן על פי דרגת חומרתן והשפעתן על תקינות מהלך העבודה.
