פרויקט מערכות מידע

החלפת מערכת מידע הוא מהלך מורכב שדורש התארגנות נכונה וליווי מקצועי, אין כאן קיצורי דרך, כדי לעשות את זה נכון אין ברירה אלא לעבור מספר שלבים קבועים:


ניתוח מערכות מידע.לפני שבודקים מה קיים בשוק התוכנה צריך להגדיר מה הצרכים ומה הרצונות העסקיים.יש לזכור שתוכנה, תפקידה לעזור לקיים את התהליכים העסקיים של הארגון - ולא הפוך.על מנת להגדיר את דרישות וצרכי הארגון, משתמשים בכלי הנקרא ניתוח מערכת מידע.ניתוח מערכות, בהיותו כלי מקצועי דורש בעל מקצוע לביצועו, משמע, מנתח מערכות.בgenie אנו מבצעים ניתוח מערכות על פי נוהל מפתח ועוברים את כל השלבים הבאים:

  • יעדים - מה הם יעדי הארגון, הבעיות, האסטרטגיה העסקית, הציפיות והיכולות.
  • יישום - תהליכי הליבה העסקיים, איך הארגון פועל ואיך הוא רוצה לפעול, מה צרכיו ורצונותיו.
  • טכנולוגיה - מה התשתיות הקיימות, ומה הטכנולוגיה הזמינה.
  • מימוש - איך נממש את הפתרון המיוחל, איך נטמיע אותו, איך נדריך אותו, ממה נצטרך להזהר.
  • עלויות - מבנה העלויות, תוכנה, חומרה, הדרכה, יישום, אחזקה, שירות,....

בסיום התהליך ניתוח מערכות מידע, עומד לרשות הארגון ניתוח מוכן למערכת מידע המתאימה לו.

חיפוש אחר חלופות.
עכשיו אפשר להתחיל לחפש את כלי התוכנה המתאים, אבל לא ככה סתם, נקדיש לכך מחשבה רבה. מאחר ונפנה למספר ספקים חשוב שנבנה מסמך אשר מדבר בשפתם וכזה שכולם יענו עליו גם באופן דומה. מסמך מסוג זה נקרא גם RFP ומשמעותו בקשה להצעת מחיר. את המסמך מפיצים אל הספקים הרלוונטים ומקבלים בחזרה את תגובותיהם לגבי יכולת עמידתם בבקשות ובדרישות ומקבלים הצעת מחיר שכוללת את כל מרכיבי הפרויקט כדאי מאוד לבדוק זאת לעומק, לכן צריך לבדוק מה כל ספק כתב, למה התכוון ולמה לא, על ידי כך נערוך השוואה כנה לצורך בדיקת מערכת מידע הרצויה לנו.

בחירת מערכת מידעאת תשובות הספקים פורסים בטבלאות השוואה ומבצעים פעולה הנקראת ניתוח עלות תועלת וכבר אפשר להתחיל לראות מי נמצא בעדיפות על מי. השלב הבא הוא בחירת מערכת מידע. אצלנו בג'יני הלקוח צריך לבחור את המערכת שלו ואנחנו כאן כדי לעזור לו. לכן מתקיימות מצגות ממוקדות של הספקים, מארגנים ביקור אצל לקוחות שמפעילים את התוכנות הפוטנציאליות, מקיימים דיונים פנימיים ובסופו של יום מחליטים על סדר המשא ומתן - מי הספק הראשון ומי האחרון וכך מתבצעת בחירת מערכת מידע.

משא ומתן עם ספקיםמשא ומתן עם ספק תוכנה הוא לא רק מהלך פיננסי כספי. משמעות המשא ומתן הוא מה יקבל הלקוח באיזה מחיר, איך יוטמע הפתרון, מה התנאים בהם מחויב הספק לעמוד, איך תתוחזק המערכת לעיתים בעשר השנים הקרובות,  מה יקרה אם הספק יירכש על ידי חברה אחרת ומה ייקרה אם המערכת תתקלקל. השלב הזה מביא לידי מיצוי את כל העבודה שהוקדשה בניתוח, בהצעות המחיר, בבחירת החלופה ולא פעם אנחנו עדים שכל המאמץ יורד לטמיון  בגלל התמקדות רק בסוגיית המחיר ולא בסוגיות התוכן. בג'יני אנחנו מלווים את כל המשא ומתן ועומדים יחד איתכם, הלקוח, בשבילכם ולטובתכם.תהליך משא ומתן יכול לקחת חודשיים ואף יותר, תהליך כזה יכול להפסק ולהתחיל עם הספק הבא. לא משנה מה, תוצאת השלב הזה הוא חתימה על הסכם חוזה המחייב את שני הצדדים ולכן מבצעים אותו בזהירות ובקפדנות.

פרויקט הטמעת מערכת מידעפרויקט ההטמעה צריך להביא אתכם הלקוח למצב בו אתם מצליחים ליישם את הפתרון שבחרתם בחברה שלכם. המשפט הקטן האחרון ממש לא ברור מעליו.לכל ארגון יש את הקצב שלו, את הבעיות שלו, המשימות השוטפות מולן הוא ניצב, צוות עובדים שרגיל לעבוד באופן מסוים ולמרות כל אלה אנחנו רוצים להחליף הרגלים.

לא שכחנו שיש גם בית תוכנה שבא להטמיע את המערכת ומתייצב מול בעיות משלו שדורשות פתרונות מהארגון. שלא נטעה לרגע: התקנה, שינוי, החלפה או שדרוג מערכות מידע הוא שינוי ארגוני ובתור כזה הוא לא ברור מאליו. על מנת להתייצב מול כל המשימות הפנימיות והחיצוניות, אנו בג'יני מקימים מנהלת פרויקט אשר נפגשת באופן קבועומתמודדת בזמן אמת עם כל ההחלטות וכל האירועים הנקראים בדרך ההטמעה. באופן זה אנחנו מצליחים לנווט את המהלך באופן מדוד ומבוקר לפסים של הצלחה בפרויקט הטמעת מערכת מידע.

לסיכום
מערכת מידע היא צורך של ארגונים כדי להתמודד ביעילות בשוק תחרותי. בחירת המערכת, גם ניתוח מערכות מידע נכון והובלת הארגון לשימוש בה  היא משימה לא פשוטה שדורשת ידע מקצועי ונסיון. בgenie אנחנו מחזיקים  גם בידע גם בכלים וגם בניסיון ומעמידים אותם לרשותכם.

חזור