בימינו כמות המידע אשר מנהלים ארגונים או חברות מסחריות היא עצומה ולכן קיים צורך בפתרונות מתקדמים לאחסון המידע הנאגר, בלי לאבד אף ביט אחד. לרוב ארגונים יבחרו בפיתרון שנראה להם הכי מהיר וזמין (ובדרך כלל היקר ביותר) שהוא להגדיל את נפחי האחסון הפיזי הקיימים: קלטות גיבוי, דיסק קשיח, כוננים חיצוניים, אפילו צריבות במדיה. כל אלו דורשים השקעה כספית גדולה, התעסקות מיותרת.
כיום, כמות המידע בניהולנו כאנשים פרטיים, כארגונים או כחברות מסחריות היא אדירה ולכן קיים צורך עז בפתרונות מתקדמים לאחסון המידע הנאגר, בלי לאבד אף ביט אחד. לרוב ארגונים יבחרו בפיתרון שנראה להם הכי מהיר וזמין (ובדרך כלל היקר ביותר) שהוא להגדיל ללא הרף את נפחי האחסון הפיזי הקיימים: קלטות גיבוי, דיסק קשיח, כוננים חיצוניים, אפילו צריבות במדיה. כל אלו דורשים השקעה כספית מכובדת, התעסקות מיותרת, אנו נדרשים לשאת עמנו את התקני האחסון החיצוניים שעלולים להינזק או להיגנב.
הפתרון האחר הוא להשתמש בטכנולוגיית אחסון בשרת קבצים בענן. להבדיל מאחסון המידע בשרת פיזי, שדורש חיבור לרשת האינטרנט הפנימית של הארגון, שרת קבצים בענן מאפשר נגישות למידע בכל זמן ובכל מקום כל עוד אתה מחובר לרשת האינטרנט.
הקמת שרת ftp server) FTP) בארגונים דורשת רכישות של ציודים יקרי ערך והשקעה רבה בתחזוקתם מיזוג של חדר שרתים, החלפת רכיבים, חשמל, הקצאה של כוח אדם לטובת תחזוקה שוטפת של שרת ftp שייעודו העיקרית להעביר ולאחסן קבצים, בין השאר קבצים גדולים, כאשר מהירות העברת נתונים תלויה גם באיכות הרכיבים של שרת קבצים ftp עצמו וגם בעומס העברת נתונים בכל תשתיות הארגון.
במקרה של שימוש בטכנולוגיית אחסון קבצים בשרת ענן כל הסעיפים האלו מתבטלים, אין יותר צורך לקנות ציוד יקר ערך שדורש החלפה כל 3-4 שנים, חוסכים את עלויות התחזוקה והקצאת כוח אדם. היתרון הענק של אחסון הקבצים בענן הוא נוחות השימוש והגישה למידע. המידע מאוחסן על השרתים המתקדמים ביותר בעולם, מגובה במספר שרתים נוספים, באופן אוטומטי וכל זאת בלי לוותר על מהירות גבוהה של העברה/הורדה של קבצים (לעיתים גבוהה בהרבה משרת FTP רגיל), דבר שאף חברה מסחרית קטנה או בינונית לא יכלה להרשות לעצמה עד עכשיו בגלל העלויות הגבוהות. יתרה מכך, רוב תוכנות האפליקציות הקיימות בשוק עושות כיום את המעבר לטכנולוגיית ענן, דבר שבעתיד יחסוך הרבה כסף לארגונים ולחברות שיירכשו "רשיון ענן" אחד, במקום הרבה רישיונות לתוכנה.
בשרת קבצים בענן ניתן להגדיר הרשאות שונות עם רמת נגישות לקבצים שונה, דבר שמאפשר לנהל את המידע בצורה אפקטיבית בשרת. כמה פעמים אתם נתקלים בבעית שליחת קובץ גדול דרך המייל? מהיום כבר אין צורך בשליחה! פשוט מעלים את הקובץ במהירות לשרת קבצים ושולחים את קישור הגישה לקובץ, היישר לנמען. בשרת, כל קובץ מקבל כתובת ייחודית משלו, מה שהופך את נושא השיתוף, ניהול וחיפוש קבצים לעניין קל ובטוח. אגב, המידע בשרת אחסון בענן מאוחסן בצורה מקודדת כאשר הקידוד מתבצע בטרם הועלה הקובץ, על המחשב של המשתמש. בנוסף, כל המידע הנמצא בשרת קבצים מאוחסן ומגובה על כמה שרתים נוספים שניזונים ממקורות מתח שונים בכדי לאפשר למשתמש נגישות אל המידע בכל זמן נתון. קיימת אפשרות של גישה לקבצים באמצעות כל אמצעי התקשורת הקיימים, מחשבים, טלפונים חכמים וטאבלטים.
הממשק החכם של שרת הקבצים בענן תומך במערכות הפעלה של Blackberry ,Android ,iPhone/iPad ,Windows Phone 7. ניתן ליצור קבוצות משתמשים שונות ברמות הרשאה שונות עם אופציה של שיתוף קבצים גם מחוץ לארגון. כאשר מופיע קובץ חדש בקבוצה, כל חברי הקבוצה מקבלים מייל עדכון אוטומטי המיידע אותם על תוכן חדש בקבוצה.
תאימות לאחור
בשרת פיזי נקודות החזרה הן תלויות במערכת ההפעלה, בשרת בענן האפשרויות גמישות יותר וניתן להגדיר לשרת נקודות חזרה ספציפיות, כאשר במקרה של תקלה ניתן לחזור אליהן.
עלות תחזוקה
עלות התחזוקה של שרת בענן היא עלות חודשית קבועה הנקבעת מראש, לעומת שרת פיזי אשר יכול להתקלקל או דורש שדרוג. ולכן יכול להיות כרוך בהוצאות נוספות ולא צפויות.
לסיכום
נוחות השימוש, גמישות שיתוף המידע, יכולת שליטה ואיתור הקבצים, חסכון בהוצאה כספית והקידמה הטכנולוגית, כל אלו מביאים אותנו למסקנה: מעבר לאחסון הקבצים בענן יתרום לכל חברה הן מבחינה כלכלית והן מבחינה ארגונית.
