התאמת מערכת מידע

התאמת מערכת מידע - האם מערכת המידע שלי מתאימה לי

הארגון המשתנה

אין ארגון שנשאר מקובע במצבו העסקי/ארגוני לאורך זמן. לעיתים שינויים עוברים בלתי מורגשים ופעמים אחרות שינויים אלה מחולליםתמורות ארגוניות מורגשות. בדרך כלל, מערכות המידע הארגוניות אינן מתעדכנות בשינויים אלה ולא אחת, משתמשים מוצאים לעצמםדרכים מגוונות להתמודדות עם השינויים. לרוב היצירתיות המופרזת יוצרת הרגלי עבודה עקומים, לא נדבר בכלל על הרגלים מזיקים.תשאלו את עצמכם, כמה פיתוח השקעתם במערכת המידע שלכם בשלוש השנים האחרונות וכמה דו"חות חדשים הצטרפו לקיימים.מרבית החברות יענו בכנות "מעט
מאוד", דבר שמצביע על "קיבעון מיחשובי" במצב מוגדר.

וקטור הארגון ווקטור התוכנה

בהתחלה, ארגון בוחר מערכת מידע שמתאימה לתהליכי הליבה שלו ואמורה לספק לו יתרונות של יעילות, שליטה ובקרה,אך ללא התאמת מערכת מידע מדוייקת לפי הצרכים. מאותו רגע ורוד, הארגון ממשיך להשתנות והתוכנה נשארת עומדת במקומה ולעיתים אף חלה התדרדרות ברמת השימוש, ככל שהרגלי העבודה הופכים "יצירתיים". מה שנוצר הוא התרחקות בין יכולות התוכנה לצרכי הארגון, התרחקות שמביאה אחרי שנים את הארגון להשתמש בתוכנה שכבר ממש לא מתאימה לואו פשוט לא נותנת את התפוקה המיוחלת.

הארגון בודק את מערכת המידע

כשאנחנו באים לבדוק התאמת מערכת מידע לארגון או לעסק קטן, אנחנו צריכים קודם כל לבחון את הארגון מחדש ולברר מה
השתנה מאז הוכנסה התוכנה לעבודה, מה השינויים הארגוניים שהתחוללו, מה השינויים העסקיים שעבר הארגון, מהן שיטות
העבודה שהשתנו ועוד נושאים רבים וחשובים.

שאלת התאמת מערכת מידע צריכה להישקל כאשר אל מול עינינו עומדים היעדים הנחוצים לנו כיום ובעתיד, לעומת התוצר
המתקבל בפועל. הרכבה ובנייה של שאלות מנחות לבחינת התאמת מערכת מידע לעסק, חייבת להעשות באופן רחב ומקצועי.

התאמת מערכת מידע אמורה לעזור לנו לממש את יעדינו העסקיים, לקיים ולייעל את תהליכי הליבה שלנו, בל נשכח זאת.
לכן הדרך לבחון התאמת תוכנה היא לשאול מספר שאלות:

 

  • האם אני מנהל את תהליכי הליבה שלי בתוך מערכת המידע או מחוצה לה?
  • האם אני מפיק דוחות עסקיים/ תפעוליים מתוך מערכת המידע או מחוצה לה או בכלל לא?
  • האם כל המידע העסקי שלי נמצא במערכת המידע או מפוזר בקבצי אקסל, אוגדנים, ניירות ועוד?
  • האם אני יכול להפיק מידע המבוסס על נתוני מקור במקום אחד ולהיות בטוח שמידע זה עדכני, מלא וחד משמעי?

לסיכום
כפי שראינו, ארגון צריך לבחון את המשך צעדיו עם מערכות המידע שלו כאשר תהליכי הליבה המיוחדים לו עומדים
אל מול עיניו. חשוב לזכור, רמת התאמת התוכנה לא נמדדת על פי העבר אלה על פי ההווה ומבט מפוקח אל העתיד.אנחנו בג'יני עומדים לשירותכם על מנת להקל על תהליך הבדיקה ועל ההמלצות בנושאים מורכבים אלו.

התאמת מערכת מידע עם genie מערכות מידע.

 

חזור