במהלך השנים האחרונות ניכר הצורך ההולך והגובר במערכת מחשוב אחת גדולה לניהול כל צרכי המחלקות השונות של ארגונים גדולים. צורך זה נובע מחשיבות ההתייעלות, הסדר והחיסכון הרב שתורמות מערכות אלו לארגונים. ככל שהארגון גדול ומסועף יותר, כך גדל הצורך שלו במערכת שכזו. אולם, אחת הבעיות המשמעותיות, אם לא הגדולה מכולן, טמונה בקונפליקט שבין רצון הנהלת הארגון לייעל תהליכים ולשאוף לחיסכון במשאבי החברה, לבין תפיסת עובדי החברה ממהלכים מעין אלו, כאיום על מצבת כוח האדם בארגון, ובתנאי העבודה הנוכחיים, אף עלול על פי תפיסתם להוביל למהלך פיטורין נרחב.

כאשר מוסיפים לכך את השינוי הגורף בשגרת העבודה והנהלים החדשים שאותם נדרשים עובדי הארגון להטמיע ולהתרגל אליהם במהירות, שינוי שטומן בחובו לא פעם תסכול הנובע מהצורך של העובד ללמוד מחדש תוכנות ומערכי עבודה חדשים, ובמקביל להיפרד מהרגלי עבודה ידועים ומוכרים, דבר שמאט באופן טבעי את קצב העבודה, ומעמיק את תחושת התסכול, מתקבלת בסופו של תהליך, רמת מוטיבציה השואפת לאפס מצד העובדים בקליטת המערכת החדשה.

מסקנות

מכאן ניתן ללמוד ולהסיק כי לצד הצורך בהכנסת מערכת מחשוב שכזו לארגון, חובה להיערך היטב למהלך זה, שנתפס במקרים רבים כצעד המשפיע באופן דרמטי על הארגון כולו, ומובן מאליו שהטמעת המערכת החדשה בהצלחה בזמן מינימאלי, תלויה באופן ניכר במידת שיתוף הפעולה מצד עובדי הארגון הרלוונטיים. אם כך – כיצד ניתן לגרום לכך שהעובדים שכאמור אינם מתלהבים בלשון המעטה משינוי זה, יועילו לשתף פעולה ולהמשיך בעבודה השוטפת למרות הקושי הנובע מאותו השינוי?

הניסיון מלמד שבמקרים בהם מסתמן שינוי מהותי בארגון, רמת שיתוף הפעולה מצד עובדי הארגון נמצאת ביחס ישר לרמת השקיפות, הכנות, וההגינות של הנהלת הארגון כלפי העובדים. כך, יש לצפות שהעובדים יעודכנו בזמן אמת בלוחות הזמנים אותם בנתה ההנהלה לצורך קליטת המערכת החדשה, וכן הסברים וסדנאות שיכינו את העובדים הרלוונטיים לקראת שינוי זה. אך שקיפות וכנות בלבד אינם מספיקים. רצוי מאוד לנסות להפיג ככל הניתן את חששם של העובדים מפני המהלך העתידי, לאפשר להם לומר באופן גלוי ובצורה חופשית את אשר על ליבם, וכן לדאוג להדרכה נאותה ותרגול אופן העבודה על המערכת החדשה, בטרם יידרשו להשתמש בה בעבודתם.

מה עוד צריך לקחת בחשבון

מלבד שיתוף פעולה מצד העובדים בארגון, יש לקחת בחשבון שבסמוך לקליטת המערכת החדשה, ייתכן מאוד שתפוקות העבודה ירדו בכל המחלקות בהן בוצע השינוי וזאת בשל הזמן שלוקח להטמיע את הרגלי העבודה החדשים. זוהי כמובן ירידה לצורך עלייה, ועדיין, תקופת ההתאקלמות של המערכת צריכה להילקח בחשבון. כמו כן, יש לצפות לכך שתהליכים מסוימים במערכת החדשה לא הותאמו מראש באופן מושלם לצרכים הספציפיים של הארגון, ולכן עלולות להיווצר תקלות הנובעות מחוסר ההתאמה זה. לכן חשוב מאוד שתקופת ההתאקלמות הראשונה של המערכת תהיה מלווה ע"י מדריכים ומטמיעים שיוכלו לסייע לעובדים בכל בעיה או תקלה שתצוץ. את כל התקלות יש לרכז ולטפל בהן על פי דרגת חומרתן והשפעתן על תקינות מהלך העבודה.

The post הטמעת מערכת erp ארגונית appeared first on genie שירותי מחשוב לעסקים.

מראש אציין, שנכתבו אינספור מאמרים וספרים בסוגיית מערכות erp, ואין בכוונתי לסתור תכנים מצוינים אלו. מטרתו של מאמר זה היא להגדיר-האם מערכת erp מתאימה לכל אחד והאם חייבים להטמיע את הכל? ראשית, נפנה לתרגום השם:

פירוש המונח הוא: Enterprise Resource Planning – שתרגומו: תכנון משאבים ארגוני. הרעיון הוא מערכת, שבמרכזה תכנון משאבים כללי על פי כלל המידע האגור בתוכה.

המידע הזה, שכאמור מצוי בתוך בסיס הנתונים, מוזן על ידי משתמשים רבים, כאשר כל אחד מהם רואה את העולם דרך משקפיים מקצועיים הממוקדים לתחום מוגדר, וכך:

• מנהל המחסן יראה את העולם לרוב על פי: מחסנים, מוצרים, אריזות ומיקומים, הובלות וגלי ליקוט
• מנהל הרכש רואה דרישות רכש, ספקים, זמני אספקה, מוצרים חליפיים, תיקי ייבוא, מחירונים ועוד
• מנהל השיווק רואה לקוחות, הסכמים, הזמנות לקוח, זמני אספקה, עלויות ייצור ומחירוני מכירה
• מנהל הייצור רואה מכונות, עצי מוצר, חומרי גלם, זמני מחזור, עומסים, תוכנית ייצור ופקודות עבודה

כולם רואים את כל המידע הנחוץ להם לעבודתם, גם אם מידע זה הוא נחלתו של משתמש אחר.

אם כל אחד יזין את מכלול המידע הנחוץ לו, כולל מידע, שלעתים, לא נחוץ לו ישירות, נוכל להשתמש בתכונות המתקדמות של המערכת לצורך תכנון הצטיידות, תכנון ייצור אופטימלי וצמצום מלאי למינימום הנדרש.

מאחר ותכנון זה דורש נתונים מכלל הפעילות הארגונית, הזמנת רכש תיוולד מדרישת רכש, שמקורה בריצת erp שמנתחת מלאי, זמני אספקה של ספקים, הזמנות שיווק, עצי מוצר ועוד. כך נקבל לקוחות מרוצים, מאחר וההזמנות יעמדו בזמן ללא "סיפורים", כמו גם ספקים נאמנים שלא יטורטרו בגלל חוסר תכנון.

בשורה התחתונה, יש לנו ארגון שפועל על פי תכנית, ולא על פי משברים. בטעות נהוג לכנות erp – כל מערכת המשלבת מספר תחומים ארגוניים תחתיה, אבל כפי שראינו, מערכת erp מאפשרת שילוב מידע רב-ממדי לקבלת החלטות ארגוניות ותכנון משאבים.

נחזור לשאלה הבסיסית ממנה התחלנו – למי זה מתאים?

באופן בסיסי, למפעלים וארגוני ייצור. המקור בא מהתעשייה, אבל גם ממי שמנהל ארגון הנדרש לבסס דו"חות והחלטות על פי מידע ארגוני רחב, ולאו דווקא נדרש לתכנון רב-משאבים.

נכון הוא לומר, שהפונקציה המתקדמת של תכנון לא תבוא לידי ביטוי, אבל התועלות של שימוש במערכת ארגונית אחת, שמאפשרת שפה ארגונית אחידה והפקת מידע תוצאתי לקבלת החלטות מתוך נתוני מקור – חשובות יותר מתכנון משאבים אופטימלי ויכולות להוות תשתית בסיסית ליישום תכנון בעתיד.

לראיה, ארגונים רבים המפעילים מערכות erp בהצלחה יתרה – דבר ששינה אצלם מקצה לקצה את רמת המידע הארגוני, אך לא הטמיעו את מודולי התכנון מסיבות שונות.

בסופו של יום, מערכת erp מחייבת את הארגון לעבוד בשיטות קבועות ובנוהלי עבודה מוגדרים, אוכפת תהליכים, אוזקת את ידי המשתמשים לשימוש בשיטת דיווח ויוצקת אמינות דיווח.

ארגון יכול להטמיע מודולים נבחרים מתוך מערכת erp ולהטמיע אותם כהלכה, כמו גם להשאיר מודולים אחרים להטמעה עתידית, או מחוץ למערכת בכלל. ניתן אם כך, להשיג תועלות רבות משימוש במערכת erp, גם אם מטמיעים אותה באופן חלקי.

הטמעה מדורגת של מערכת erp, מאפשרת לבנות תשתית מתפתחת, אשר תלווה את הארגון לאורך גדילתו. לסיכום, התועלות הארגוניות של הטמעת מערכת erp הן רבות, גם אם זו איננה מוטמעת במלואה.

מחלקת מערכות המידע של genie מזמינה אתכם להתייעץ איתנו בהקמת או בניית מערכת erp והטמעתה בארגון. לשאלות ולהתייעצות, ניתן לפנות אליי ישירות במייל: moshe@genie.co.il.

The post מערכת erp – למי זה מתאים appeared first on genie שירותי מחשוב לעסקים.