במהלך השנים האחרונות ניכר הצורך ההולך והגובר במערכת מחשוב אחת גדולה לניהול כל צרכי המחלקות השונות של ארגונים גדולים. צורך זה נובע מחשיבות ההתייעלות, הסדר והחיסכון הרב שתורמות מערכות אלו לארגונים. ככל שהארגון גדול ומסועף יותר, כך גדל הצורך שלו במערכת שכזו. אולם, אחת הבעיות המשמעותיות, אם לא הגדולה מכולן, טמונה בקונפליקט שבין רצון הנהלת הארגון לייעל תהליכים ולשאוף לחיסכון במשאבי החברה, לבין תפיסת עובדי החברה ממהלכים מעין אלו, כאיום על מצבת כוח האדם בארגון, ובתנאי העבודה הנוכחיים, אף עלול על פי תפיסתם להוביל למהלך פיטורין נרחב.

כאשר מוסיפים לכך את השינוי הגורף בשגרת העבודה והנהלים החדשים שאותם נדרשים עובדי הארגון להטמיע ולהתרגל אליהם במהירות, שינוי שטומן בחובו לא פעם תסכול הנובע מהצורך של העובד ללמוד מחדש תוכנות ומערכי עבודה חדשים, ובמקביל להיפרד מהרגלי עבודה ידועים ומוכרים, דבר שמאט באופן טבעי את קצב העבודה, ומעמיק את תחושת התסכול, מתקבלת בסופו של תהליך, רמת מוטיבציה השואפת לאפס מצד העובדים בקליטת המערכת החדשה.

מסקנות

מכאן ניתן ללמוד ולהסיק כי לצד הצורך בהכנסת מערכת מחשוב שכזו לארגון, חובה להיערך היטב למהלך זה, שנתפס במקרים רבים כצעד המשפיע באופן דרמטי על הארגון כולו, ומובן מאליו שהטמעת המערכת החדשה בהצלחה בזמן מינימאלי, תלויה באופן ניכר במידת שיתוף הפעולה מצד עובדי הארגון הרלוונטיים. אם כך – כיצד ניתן לגרום לכך שהעובדים שכאמור אינם מתלהבים בלשון המעטה משינוי זה, יועילו לשתף פעולה ולהמשיך בעבודה השוטפת למרות הקושי הנובע מאותו השינוי?

הניסיון מלמד שבמקרים בהם מסתמן שינוי מהותי בארגון, רמת שיתוף הפעולה מצד עובדי הארגון נמצאת ביחס ישר לרמת השקיפות, הכנות, וההגינות של הנהלת הארגון כלפי העובדים. כך, יש לצפות שהעובדים יעודכנו בזמן אמת בלוחות הזמנים אותם בנתה ההנהלה לצורך קליטת המערכת החדשה, וכן הסברים וסדנאות שיכינו את העובדים הרלוונטיים לקראת שינוי זה. אך שקיפות וכנות בלבד אינם מספיקים. רצוי מאוד לנסות להפיג ככל הניתן את חששם של העובדים מפני המהלך העתידי, לאפשר להם לומר באופן גלוי ובצורה חופשית את אשר על ליבם, וכן לדאוג להדרכה נאותה ותרגול אופן העבודה על המערכת החדשה, בטרם יידרשו להשתמש בה בעבודתם.

מה עוד צריך לקחת בחשבון

מלבד שיתוף פעולה מצד העובדים בארגון, יש לקחת בחשבון שבסמוך לקליטת המערכת החדשה, ייתכן מאוד שתפוקות העבודה ירדו בכל המחלקות בהן בוצע השינוי וזאת בשל הזמן שלוקח להטמיע את הרגלי העבודה החדשים. זוהי כמובן ירידה לצורך עלייה, ועדיין, תקופת ההתאקלמות של המערכת צריכה להילקח בחשבון. כמו כן, יש לצפות לכך שתהליכים מסוימים במערכת החדשה לא הותאמו מראש באופן מושלם לצרכים הספציפיים של הארגון, ולכן עלולות להיווצר תקלות הנובעות מחוסר ההתאמה זה. לכן חשוב מאוד שתקופת ההתאקלמות הראשונה של המערכת תהיה מלווה ע"י מדריכים ומטמיעים שיוכלו לסייע לעובדים בכל בעיה או תקלה שתצוץ. את כל התקלות יש לרכז ולטפל בהן על פי דרגת חומרתן והשפעתן על תקינות מהלך העבודה.

The post הטמעת מערכת erp ארגונית appeared first on genie שירותי מחשוב לעסקים.

מראש אציין, שנכתבו אינספור מאמרים וספרים בסוגיית מערכות erp, ואין בכוונתי לסתור תכנים מצוינים אלו. מטרתו של מאמר זה היא להגדיר-האם מערכת erp מתאימה לכל אחד והאם חייבים להטמיע את הכל? ראשית, נפנה לתרגום השם:

פירוש המונח הוא: Enterprise Resource Planning – שתרגומו: תכנון משאבים ארגוני. הרעיון הוא מערכת, שבמרכזה תכנון משאבים כללי על פי כלל המידע האגור בתוכה.

המידע הזה, שכאמור מצוי בתוך בסיס הנתונים, מוזן על ידי משתמשים רבים, כאשר כל אחד מהם רואה את העולם דרך משקפיים מקצועיים הממוקדים לתחום מוגדר, וכך:

• מנהל המחסן יראה את העולם לרוב על פי: מחסנים, מוצרים, אריזות ומיקומים, הובלות וגלי ליקוט
• מנהל הרכש רואה דרישות רכש, ספקים, זמני אספקה, מוצרים חליפיים, תיקי ייבוא, מחירונים ועוד
• מנהל השיווק רואה לקוחות, הסכמים, הזמנות לקוח, זמני אספקה, עלויות ייצור ומחירוני מכירה
• מנהל הייצור רואה מכונות, עצי מוצר, חומרי גלם, זמני מחזור, עומסים, תוכנית ייצור ופקודות עבודה

כולם רואים את כל המידע הנחוץ להם לעבודתם, גם אם מידע זה הוא נחלתו של משתמש אחר.

אם כל אחד יזין את מכלול המידע הנחוץ לו, כולל מידע, שלעתים, לא נחוץ לו ישירות, נוכל להשתמש בתכונות המתקדמות של המערכת לצורך תכנון הצטיידות, תכנון ייצור אופטימלי וצמצום מלאי למינימום הנדרש.

מאחר ותכנון זה דורש נתונים מכלל הפעילות הארגונית, הזמנת רכש תיוולד מדרישת רכש, שמקורה בריצת erp שמנתחת מלאי, זמני אספקה של ספקים, הזמנות שיווק, עצי מוצר ועוד. כך נקבל לקוחות מרוצים, מאחר וההזמנות יעמדו בזמן ללא "סיפורים", כמו גם ספקים נאמנים שלא יטורטרו בגלל חוסר תכנון.

בשורה התחתונה, יש לנו ארגון שפועל על פי תכנית, ולא על פי משברים. בטעות נהוג לכנות erp – כל מערכת המשלבת מספר תחומים ארגוניים תחתיה, אבל כפי שראינו, מערכת erp מאפשרת שילוב מידע רב-ממדי לקבלת החלטות ארגוניות ותכנון משאבים.

נחזור לשאלה הבסיסית ממנה התחלנו – למי זה מתאים?

באופן בסיסי, למפעלים וארגוני ייצור. המקור בא מהתעשייה, אבל גם ממי שמנהל ארגון הנדרש לבסס דו"חות והחלטות על פי מידע ארגוני רחב, ולאו דווקא נדרש לתכנון רב-משאבים.

נכון הוא לומר, שהפונקציה המתקדמת של תכנון לא תבוא לידי ביטוי, אבל התועלות של שימוש במערכת ארגונית אחת, שמאפשרת שפה ארגונית אחידה והפקת מידע תוצאתי לקבלת החלטות מתוך נתוני מקור – חשובות יותר מתכנון משאבים אופטימלי ויכולות להוות תשתית בסיסית ליישום תכנון בעתיד.

לראיה, ארגונים רבים המפעילים מערכות erp בהצלחה יתרה – דבר ששינה אצלם מקצה לקצה את רמת המידע הארגוני, אך לא הטמיעו את מודולי התכנון מסיבות שונות.

בסופו של יום, מערכת erp מחייבת את הארגון לעבוד בשיטות קבועות ובנוהלי עבודה מוגדרים, אוכפת תהליכים, אוזקת את ידי המשתמשים לשימוש בשיטת דיווח ויוצקת אמינות דיווח.

ארגון יכול להטמיע מודולים נבחרים מתוך מערכת erp ולהטמיע אותם כהלכה, כמו גם להשאיר מודולים אחרים להטמעה עתידית, או מחוץ למערכת בכלל. ניתן אם כך, להשיג תועלות רבות משימוש במערכת erp, גם אם מטמיעים אותה באופן חלקי.

הטמעה מדורגת של מערכת erp, מאפשרת לבנות תשתית מתפתחת, אשר תלווה את הארגון לאורך גדילתו. לסיכום, התועלות הארגוניות של הטמעת מערכת erp הן רבות, גם אם זו איננה מוטמעת במלואה.

מחלקת מערכות המידע של genie מזמינה אתכם להתייעץ איתנו בהקמת או בניית מערכת erp והטמעתה בארגון. לשאלות ולהתייעצות, ניתן לפנות אליי ישירות במייל: moshe@genie.co.il.

The post מערכת erp – למי זה מתאים appeared first on genie שירותי מחשוב לעסקים.

נוהל מפתח הוא מתודולוגיה שלמה, קרי, כלים ושיטות, אשר נועדו לנהל פרויקט תוכנה מרגע הייזום, דרך העלייה לאוויר ולאורך כל חיי מערכות המידע.

השיטה מתבססת על תהליך דו-צירי של בניית תוכנה, כאשר מצד אחד עומדים שלבי הפיתוח, הכוללים: ייזום, אפיון מערכת מידע, עיצוב, קידוד, בדיקות, התקנה ותחזוקה. מצד שני, ישנם שלבי הניתוח: יעדים, יישום, טכנולוגיה, מימוש ועלויות. השילוב בין שלבי הפיתוח לבין עומק התשובות שנבנות במסמך הניתוח, יוצר תשתית אחידה, מנוהלת ובעיקר קונסיסטנטית לאורך כל הפרויקט. שיטה זו, שהיא תוצרת כחול לבן, היא אחת השיטות הטובות ביותר לביצוע ניתוח מערכות מידע.

נושא זה הינו מורכב. הוא מכיל פרמטרים רבים, ואנו נתקלים בשאלות מהותיות אודותיו. לפניכם חלק מייצג מהן:

האם genie מבצעת רק חלק מפרויקטים ?

התשובה היא בהחלט: כן! בג'יני שרותי מחשוב, אין היצמדות לשיטת עבודה אחת ויחידה. אין לנו בעיה לבצע ייזום בלבד, או לקבל ניתוח מערכות מידע, להמשיך משם ואפילו לנהל פרויקט – בו לא היינו מעורבים בבחירת המערכות ובאפיונן.

כמה זמן לוקח לנתח מערכת ארגונית ?

הדבר מאוד תלוי בארגון. יש ארגון שיכול להתפנות לנושא ולסיים ניתוח בפרק זמן של חודש וחצי, כאשר ארגון זהה אחר יעבור את אותו התהליך בחצי שנה, בגלל הצורך להתמקד גם בעבודה השוטפת. ארגון הוא מרקם עדין, ואנו חושבים שלא נכון לזעזע אותו. השיטה שלנו היא לעבוד עם הארגון ולהביא אותו לתוצרים הנחוצים בקצב שלו, ולאו דווקא בקצב שלנו. לכן, שאלת הקצב היא ארגונית, וכזרוע מתכננת של הארגון אנו לוקחים על עצמנו להוביל אותו בשלמותו לנקודת הסיום.

מערכת ה- ERP שלי ישנה. האם לא נכון לשדרג אותה ישירות ?

זו שאלה שהרבה ארגונים מתלבטים בה, ודעתנו בנושא מאוד ברורה. אם מערכת עובדת, אין צורך לתקן אותה. השאלה היא: האם זה באמת עובד?

ככל שמערכות מידע מתיישנות, משתמשים מוצאים דרכים "יצירתיות" על מנת להתמודד עם מגבלות התוכנה, שנובעות לא פעם מעצם התפתחות הארגון. לכן, יתכן והכלי שהתאים במשך שנים, כבר לא כל כך מתאים לארגון במתכונתו הנוכחית. על מנת לוודא שבוחרים גירסה נכונה, חובה לבצע ניתוח מערכת. גם אם בסופו של יום, הארגון ירכוש את הגירסה החדשה של היישום, הוא יעשה כך מתוך בחירה ומתוך ידיעה שזהו הפתרון הנכון עבורו.

האם יש הבדל בין ניתוח מערכות שלכם לניתוחים של ספק תוכנה ?

ספק תוכנה המבצע ניתוח מערכת, בודק את הארגון שלכם, כאשר לנגד עיניו עומדת התוכנה שהוא מוכר על מגבלותיה. לכן, באופן טבעי, הניתוח יהיה מוטה על פי יכולות התוכנה. כאשר אנחנו מבצעים ניתוח מערכת, בראש מעינינו עומדים הצרכים העסקיים של הארגון, שמהם נגזרים צורכי התוכנה, ולא להיפך. מכאן, שלא כל תוכנה או ספק תוכנה מתאימים לכל ארגון.

אנו כאן כדי לוודא שהבחירה תהיה נכונה; דבר החוסך הרבה מאוד כאבי ראש בהמשך הדרך.

מה עושה את ג'יני לשותף מתאים עבורנו ?

זו כנראה שאלת השאלות והתשובה כאן היא פשוטה. אנו מאמינים, שבסופו של דבר, עסקים עושים בין אנשים המדברים באותה שפה, ושביניהם נוצרה כימיה. כל היתר מסייע להכניס רציונל, שיסביר קבלת החלטות סובייקטיביות.

את רשימת ההצלחות של ג'יני אפשר לבדוק, היא חד משמעית! את הצוותים שלנו אפשר להכיר, להתרשם בקלות מיכולותיהם ובעיקר, לשמוע חוות דעת מלקוחות שכבר עשו את זה איתנו.

השילוב הנכון בין תודעת שירות גבוהה ביותר לתמיכה מקצועית ללא פשרות – קיים בבסיס הפעילות של ג'יני שרותי מחשוב.

The post שאלות נפוצות על מערכות מידע appeared first on genie שירותי מחשוב לעסקים.

החלפת מערכת מידע היא מהלך מורכב, הדורש התארגנות נכונה וליווי מקצועי. אין כאן קיצורי דרך, וכדי לעשות זאת נכון, אין ברירה אלא לעבור מספר שלבים קבועים:

• ניתוח מערכות מידע רצויות
• חיפוש חלופות מערכת מידע
• בחירת מערכת מידע
• משא ומתן
• פרויקט הטמעה – הטמעת מערכת מידע

ניתוח מערכות מידע

לפני שבודקים מה קיים בשוק התוכנה, יש להגדיר את הצרכים והרצונות העסקיים. יש לזכור, שתפקיד התוכנה הוא לעזור לקיים את התהליכים העסקיים של הארגון, ולא להיפך. על מנת להגדיר את דרישות וצורכי הארגון, אנו משתמשים בכלי של ניתוח מערכת מידע. ב-genie אנו מבצעים ניתוח מערכות על פי נוהל מפתח, ועובדים על פי השלבים הבאים:

• יעדים – מהם יעדי הארגון, הבעיות, האסטרטגיה העסקית, הציפיות והיכולות?
• יישום – תהליכי הליבה העסקיים; כיצד הארגון פועל וכיצד הוא רוצה לפעול, הבנת צרכיו ורצונותיו
• טכנולוגיה – מהן התשתיות הקיימות, ומהי הטכנולוגיה הזמינה לכך?
• מימוש – כיצד נממש את הפתרון המיוחל, איך נטמיע ונדריך אותו, ממה נצטרך להיזהר?
• עלויות – מבנה העלויות, תוכנה, חומרה, הדרכה, יישום, אחזקה, שירות ועוד

בסיום תהליך ניתוח מערכות המידע, עומד לרשות הארגון ניתוח מושלם למערכת מידע המתאימה לו בדיוק.

חיפוש אחר חלופות
כעת אפשר להתחיל ולחפש את כלי התוכנה המתאים, ולכך נקדיש מחשבה רבה.

מאחר ונפנה למספר ספקים, חשוב שנבנה מסמך המדבר בשפתם, וכזה שכולם גם יענו עליו באופן דומה. מסמך מסוג זה, נקרא: RFP, ומשמעותו היא: בקשה להצעת מחיר. את המסמך מפיצים אל הספקים הרלוונטיים, שמהם  מתקבלות תגובות לגבי יכולת עמידתם בבקשות ובדרישות. לאחר מכן, מתקבלת הצעת מחיר הכוללת את כל מרכיבי הפרויקט. כיוון שהכרחי הדבר לבדוק לעומק מה כל ספק כתב, למה התכוון ולמה לא, אנו עורכים השוואה מקיפה לצורך בדיקת מערכת המידע הרצויה לנו.

בחירת מערכת מידע

את תשובות הספקים אנו פורסים בטבלאות השוואה, ולאחר מכן מבצעים פעולה הנקראת: ניתוח עלות תועלת, שלאחריה ניתן יהיה לראות מי העדיפה מבין הצעות הספקים.

השלב הבא הוא בחירת מערכת מידע. הלקוח צריך לבחור את המערכת שלו, ואנו כאן כדי לסייע לו. לכן, מתקיימות מצגות ממוקדות של הספקים, מתארגנים ביקורים אצל לקוחות המפעילים את התוכנות הפוטנציאליות, כשבנוסף, אנו מקיימים דיונים פנימיים בנושא. בסופו של יום, מתקבלת החלטה על סדר המשא ומתן – כלומר, מי הספק המועדף הראשון ומי האחרון. כך מתבצעת אצלנו בחירת מערכת המידע.

משא ומתן עם ספקים

משא ומתן עם ספק תוכנה הוא לא רק מהלך פיננסי כספי; המשמעות המעשית של המשא ומתן היא: מה יקבל הלקוח, באיזה מחיר, איך יוטמע הפתרון, מהם התנאים בהם מחויב הספק לעמוד, כיצד תתוחזק המערכת בעשר השנים הקרובות, מה יקרה במידה והספק יירכש על ידי חברה אחרת ומה יקרה אם המערכת תתקלקל.

השלב הזה מביא לידי מיצוי את כל העבודה שהוקדשה בניתוח, בהצעות המחיר ובבחירת החלופה. לא פעם, אנו עדים לכך שכל המאמץ יורד לטמיון, בשל התמקדות רק בסוגיית המחיר ולא בסוגיות התוכן. בג'יני, אנו מלווים את כל תהליך המשא ומתן, כשאנו עומדים יחד איתכם, עבורכם ולטובתכם. תהליך המשא ומתן יכול להימשך כחודשיים ואף יותר מכך; תהליך כזה יכול להיפסק ולהתחיל עם הספק הבא. בכל מקרה, תוצאת השלב הזה היא חתימה על הסכם חוזה המחייב את שני הצדדים, ולכן מבצעים אותו בזהירות ובקפדנות.

פרויקט הטמעת מערכת מידע

כלקוחות, פרויקט ההטמעה צריך להביא אתכם למצב בו אתם מצליחים ליישם את הפיתרון שבחרתם עבור החברה שלכם.

המשפט האחרון ממש לא ברור מאליו. לכל ארגון יש את הקצב והבעיות שלו, המשימות השוטפות מולן הוא ניצב וצוות עובדים הרגיל לעבוד באופן מסוים. למרות כל אלה, אנו רוצים להחליף הרגלים קיימים.

לא שכחנו שיש גם בית תוכנה, שבא להטמיע את המערכת ומתייצב מול בעיות הדורשות פתרונות מטעם הארגון. שלא נטעה לרגע; התקנה, שינוי, החלפה או שדרוג מערכות מידע, הם שינוי ארגוני, ולכן אינם ברורים מאליהם. על מנת להתייצב מול כל המשימות הפנימיות והחיצוניות, אנו בג'יני מקימים מנהלת פרויקט, אשר נפגשת באופן קבוע ומתמודדת בזמן אמת עם כל ההחלטות והאירועים הנקרים בדרך ההטמעה. באופן זה, אנו מצליחים לנווט את המהלך באופן מדוד ומבוקר – לפסים של הצלחה בפרויקט הטמעת מערכת מידע.

איך מתנהל פרוייקט החלפת מערכות בג'יני

לסיכום
מערכת מידע היא צורך של ארגונים להתמודדות יעילה בשוק תחרותי. בחירת המערכת, כמו גם ניתוח מערכות מידע נכון והובלת הארגון לשימוש בה, הi משימות לא פשוטות, הדורשות ידע מקצועי וניסיון. ב-genie, אנו מחזיקים בידע, בכלים ובניסיון, ומעמידים אותם במלואם לרשותכם.

The post פרויקט מערכות מידע appeared first on genie שירותי מחשוב לעסקים.