התאמת מערכת מידע

אין ארגון שנשאר מקובע במצבו העסקי/ארגוני לאורך זמן. לעתים, שינויים הם בלתי מורגשים ולפעמים הם מחוללים תמורות ארגוניות מוחשיות. בדרך כלל, מערכות המידע הארגוניות אינן מתעדכנות בשינויים אלה, ולא אחת, משתמשים מוצאים לעצמם דרכים מגוונות להתמודדות עם אותם שינויים.

לרוב, היצירתיות המופרזת יוצרת הרגלי עבודה עקומים, שלא לדבר על הרגלים מזיקים. שאלו את עצמכם: כמה השקעתם בפיתוח במערכת המידע שלכם בשלוש השנים האחרונות, וכמה דו”חות חדשים הצטרפו לקיימים?

מרבית החברות יענו בכנות: “מעט מאוד”, דבר שמצביע על “קיבעון מחשובי” במצב מוגדר.

בתחילה, ארגון בוחר מערכת מידע המתאימה לתהליכי הליבה שלו ואמורה לספק לו יתרונות של יעילות, שליטה ובקרה, אך ללא התאמת מערכת מידע מדויקת ותואמת לצרכיו. מאותו רגע, הארגון ממשיך להשתנות והתוכנה נשארת עומדת במקומה, כשלעתים, אף חלה התדרדרות ברמת השימוש. מה שנוצר הוא התרחקות בין יכולות התוכנה לצורכי הארגון; התרחקות שמביאה לאחר שנים את הארגון להשתמש בתוכנה שאינה מתאימה, או פשוט כזו שלא נותנת את התפוקה המיוחלת.

כשאנו באים לבדוק התאמת מערכת מידע לארגון או לעסק קטן, יש לבצע לפני הכל בחינה מחדש של הארגון ולברר מה השתנה מאז הוכנסה התוכנה לעבודה, מהם השינויים הארגוניים והעסקיים שעבר הארגון, מהן שיטות העבודה שהשתנו ועוד.

שאלת התאמת מערכת המידע צריכה להישקל, כאשר אל מול הארגון עומדים יעדים הנחוצים לו כיום ובעתיד, לעומת התוצר המתקבל בפועל. התאמת מערכת המידע אמורה לעזור לארגון לממש את יעדיו העסקיים, לקיים ולייעל את תהליכי הליבה שלו. לכן, הדרך לבחון התאמת תוכנה היא לשאול מספר שאלות:

• האם אני מנהל את תהליכי הליבה בתוך מערכת המידע או מחוצה לה?
• האם אני מפיק דוחות עסקיים/ תפעוליים מתוך מערכת המידע, מחוצה לה או בכלל לא?
• האם כל המידע העסקי שלי נמצא במערכת המידע, או מפוזר בקבצי אקסל, אוגדנים, ניירות ועוד?
• האם אני יכול להפיק מידע המבוסס על נתוני מקור במקום אחד, ולהיות בטוח שמידע זה עדכני?