השרת הינו שחקן ראשי בכל הקשור לאחסון ולתחזוקת המידע במוסדות וארגונים שונים. חשיבותו לארגון הינה קריטית, ולו בשל הצורך התמידי בנגישות מהירה וחלקה אל מאגרי המידע המצויים בו מצד גורמים שונים. לעיתים קרובות נדרש השרת להתמודד בו זמנית עם מספר רב של בקשות גישה אל אותם מאגרי המידע. מכאן ניתן להסיק ששרת כזה חייב להיות אמין, חזק ומהיר, על מנת לאחסן את המידע הרב, לשמור אותו, וכמובן לאפשר את זמינותו לטובת עובדי הארגון המורשים לכך בכל עת.
שרת ממוצע אמור לספק ביצועי עבודה טובים למשך 4 שנים לפחות. לאחר מכן, הוא ניכנס לתקופה בה הוא עלול לחוות תקלות בסבירות גבוהה יותר, ואמינותו פוחתת בהדרגה. גילו של השרת בהחלט עלול להיות אחד השיקולים להחלפתו. סיבות נוספות שבגינן יש לשקול את החלפת השרת בארגון הן: בעיית מחסור בנפח לאחסון (בשל העלייה המתמדת בנפח המידע הכולל של הארגון), בעיית זמינות של השרת מול כמות העובדים הזקוקים לה (מובן שכאשר כמות המשתמשים הולכת וגדלה, כך הולכת ופוחתת זמינות השרת). חוסר הזמינות בא לידי ביטוי בכך שזרימת המידע המבוקש ממנו הינה איטית ואף נוטה להיתקע למרבה התסכול.
כאשר מתעוררת וצצה לה, אחת מן הבעיות שתוארו, אך טבעי הוא לשקול את האפשרות להחלפת השרת. יחד עם זאת, מובן
לכול שמשמעות החלפת השרת הינה בראש ובראשונה אי זמינות מוחלטת של כל המידע עבור כל הגורמים בארגון, למשך פרק זמן הכרחי במהלך החלפת השרתים. את אותו חלון הזמן משתדלים לצמצם ככל הניתן. מעבר לזמן הנדרש לצורך ביצוע ההחלפה, בו כאמור, אין כל גישה לאינפורמציה בארגון, יש לקחת בחשבון, תקלות נלוות, העלולות להתרחש בשל אי התאמת השרת החדש, כן בעיות ממשק בין השרת החדש ליישומים חיצוניים איתם הוא נדרש לתקשר. לעיתים קרובות, התקלות בשרת החדש נובעות מהציוד ההיקפי הנחוץ לו לצורך עבודתו השוטפת. וכך, בעיות התאמה של הראוטר, הסוויץ' או מודם, אל השרת, הגדרות קונפיגורציה שגויות, אי התאמה בגרסאות התוכנה וכדומה, עלולות לעכב עוד יותר את המשך העבודה השוטפת בארגון עם השרתהחדש.
בשל הסבירות לקיומן של אותן התקלות הנובעות מעצם החלפת השרת, והקושי לצפות את משך הזמן שיידרש, עד אשר יהיה ניתן לשוב ולעבוד באופן מלא מול השרת החדש, רצוי לשקול בכובד ראש את נחיצות החלפתו וכמובן את השפעת ההחלפה על המערכות הסובבות את השרת. כך לדוגמא, במידה והשיקול להחלפת השרת עולה בעקבות מחסור בנפח אחסון, מומלץ לשקול הוספת דיסקים או החלפת הדיסקים הישנים בתוך השרת, בדיסקים בעלי נפח אחסון גדול יותר. במידה והשרת מקרטע, איטי, ונוטה להיתקע, מומלץ לבחון היטב את תקינות מערכת ההפעלה שלו ואת תקינות התוכנות הנלוות המותקנות עליו, ולוודא שלא הותקנו עליו תוכנות מיותרות אשר מכבידות על פעילותו. לעיתים עדכון גרסה לתוכנת הניהול של השרת או ביצוע שנמוך וחזרה אל הגרסה הקודמת (במקרה בו בוצע עידכון גירסה), יכול להחזיר את השרת לקצב עבודה תקין.
